Pentru o evidenta strica a documentelor, este importanta inregistrarea lor la intrarea in societate. Ele primesc in acel moment un numar unic de inregistrare, si sunt stocate automat in baza de date a sistemului. Daca documentul vine pe suport de hartie ( scrisoare, fax ), el se va scana si aceasta copie scanata a lui va fi memorata in baza de documente. Daca vine in format electronic, el va fi memorat direct in baza de documente, pastrandu-se si informatia de cale. Un document poate fi compus din mai multe fisiere - exemplu un contract ce vine prin posta si are mai multe pagini.  Totodata documentului i se atasa numarul de inregistrare si va fi indosariat in dosarul selectat in ordinea numarului. In acest fel ragasirea lui va fi simpla. Se va cauta in baza de date functie de anumite criterii de selectie, apoi se va vizualiza si pe baza numarului poate fi gasit fizic in dosar. Daca se va vrea doar o copie el va fi tiparit direct din calculator.